Pointeuse ou horaires flexibles : comment optimiser son temps de travail ?

Le temps au travail est une thématique récurrente dans le milieu professionnel. Son optimisation est l’une des clés pour générer du bonheur et du plaisir au travail. Son but ? Eviter les mal-êtres à son poste. Pour cela, des astuces existent pour perfectionner son temps de travail.

42% des Français consultent leurs e-mails en congés

« Avec mon nouvel emploi, vais-je réussir à trouver du temps pour moi, ma famille et mes amis ? ». Il t’est peut-être arrivé d’avoir cette interrogation. La question de la différence entre vie professionnelle et vie privée revient inlassablement lorsqu’il est sujet d’entrer dans le marché du travail. Et, pour un jeune étudiant qui a envie de gagner ses galons dans une nouvelle entreprise, ce n’est pas toujours facile de jongler entre son métier et ce qui l’entoure. Pourtant, il est facile de tracer une frontière bien distincte entre les deux. C’est d’ailleurs l’une des grandes nouveautés appliquées par la controversée loi Travail. L’instauration du droit à la déconnexion prévoit de différencier vie professionnelle et vie privée dans l’objectif d’éviter de penser au travail quand on est chez soi. L’arrivée en masse de courriels professionnels peut entraîner des connexions en période de repos voire de congés. D’après une étude réalisée par l’agence d’intérim Qapa, 42% des salariés français consultent régulièrement leurs e-mails durant leurs congés. L’omniprésence du travail à la maison ou en vacances peut conduire au burn-out. Littéralement à l’épuisement. Cette maladie non-reconnue et parfois mal définie se traduit par le mal-être, parfois irréversible, d’un employé au travail. Missions ingrates, « bullshit job », robotisation ou charge de travail importante, les raisons de ce malaise sont différentes d’une personne à une autre. Et, elles peuvent être profondes. Dans une enquête effectuée par la Confédération française démocratique du travail (CFDT), 36% des Français interrogés ont déjà effectué un burn-out au cours de leur carrière professionnelle. Le temps de travail n’est d’ailleurs pas toujours la cause de ce mal-être. En effet, toujours selon la même étude publiée par le syndicat en 2017, 65% des Français estiment que les horaires s’accordent bien avec leur vie personnelle. Il existe des astuces pour prévenir un malaise dans l’entreprise et optimiser son temps de travail.

S’imposer des limites

Il arrive que la meilleure des volontés pousse un étudiant, un stagiaire ou un nouvel arrivant à se montrer force de proposition. C’est conseillé pour montrer sa motivation et révéler ses compétences. Cela permet de toucher à tout dans le milieu professionnel. Qui ne s’est jamais proposé à faire une tâche dont il n’est pas sûr du résultat simplement dans l’optique de se faire apprécier et intégrer dans une entreprise ? La démarche est louable mais dangereuse pour la santé de l’employé. En effet, vouloir prendre trop de tâches ou de missions peut entraîner une surcharge de travail. S’imposer des limites professionnelles est légitime. Il s’agit de s’en tenir aux missions qui figurent sur la fiche de poste ou la convention de stage. Chaque employé n’est pas en mesure de tout faire. Si la rédaction d’un communiqué de presse n’est pas ton affaire, tu peux t’entourer d’un chargé de communication. Si tu maîtrises mal tel ou tel réseau social, tu peux déléguer une mission au Community manager présent dans l’entreprise. Être polyvalent à l’extrême peut également nuire à la concentration. Il est recommandé de se focaliser sur une seule tâche à la fois afin d’être productif et efficace au travail.

Établir une liste de priorités

Si, malgré tout, tu as des tâches très diverses à remplir, il est essentiel de les prioriser. Toutes tes missions n’auront pas la même importance quoiqu’il arrive. Élaborer une to-do list en veillant à mettre les tâches et les objectifs (lire plus bas) à tenir apparaît comme une solution pour savoir ce qui doit être fait. Attention, il ne faut pas nécessairement commencer par les tâches les plus lourdes et celles que l’on a moins envie de faire. Alterner petites tâches comme l’envoi d’un e-mail ou l’ajout d’un contact sur son téléphone professionnel et missions d’envergure comme la préparation d’une réunion est crucial. Cela donne l’impression de ne pas rester des heures entières sur la même tâche. Et, c’est valorisant puisqu’il est plus facile de se dire que les missions de son poste sont variées. Pour optimiser au mieux ses priorités, le cerveau ne peut pas tout retenir. Si certains peuvent se vanter d’être doté d’une mémoire infaillible, ce n’est pas le cas de tout le monde. Les écrire équivaut donc à mieux se souvenir avec ta liste des choses à faire. Tu en verras les bénéfices lorsque tu te rendras compte que tu t’éparpilles moins pendant ta journée de travail.

Enchaîner les pauses

Que le métier soit physique ou non, qu’il soit répétitif ou non, il faut prendre des pauses pour s’en soulager. Tu imagines que prendre une pause sera mal perçue par ta direction ? Eh bien, sache que tout un chacun peut en prendre. Être parfois trop focalisé sur sa mission peut nuire à la bonne tenue de celle-ci. Prendre du recul et de la hauteur s’avère être la meilleure solution pour devenir plus et mieux actif. En pratique, il peut s’agir d’une pause cigarette, d’un coup de fil à passer ou d’un arrêt à la machine à café. La pause ne doit pas essentiellement s’éterniser pour être propice. Dix à quinze minutes peuvent amplement suffire. Simplement marcher et se balader peut aider à la décompression. La mode du co-walking – ou Walk and Talk – est d’ailleurs en train d’émerger dans le monde du travail. Ce concept, tout droit venu des Etats-Unis précurseurs en mode de travail, permet de tenir des réunions tout en marchant. L’impression de travailler est ainsi amoindri et plus reposant. Si tu as l’occasion de prendre l’air en extérieur, c’est encore mieux. Dans le cadre d’un environnement fermé comme dans un open-space où règne un important niveau sonore, aller dehors te fera souffler des décibels qui s’additionnent au milieu des collègues de travail et des ordinateurs. Ces petites pauses sont bénéfiques et donnent l’impression de ne pas uniquement passer son temps à effectuer coûte que coûte une tâche de travail.

Se fixer des objectifs

Pour gérer au mieux son temps de travail, il est important de se donner des objectifs. Ceux-ci peuvent être définis à la journée ou à la semaine. Peu importe, il s’agit de donner un cadre précis à une journée de travail réussie. Par exemple, dans le cadre d’un emploi de commercial, l’employé peut définir le nombre de ventes ou de chiffre d’affaires qu’il entend effectuer en sept heures. Pour un télévendeur, l’objectif peut être le nombre de prospects à appeler dans la journée. Pour analyser au mieux la tenue de ses objectifs, l’astuce infaillible consiste à placer des deadlines sur chacun des objectifs. Si, au moment de prendre congé, l’objectif ne serait pas atteint, ce n’est pas grave ! Il arrive qu’une journée de travail soit plus productive qu’une autre. Deux solutions s’offrent à toi : procrastiner, c’est-à-dire remettre au lendemain les tâches non-faites, ou diminuer son nombre d’objectifs.

Deux manières de gérer son temps de travail

Pour maximiser la productivité de leurs employés, les entreprises ont recours à deux méthodes principales. Deux écoles pourrait-on dire qui présentent chacune des avantages et des inconvénients. Il s’agit de travailler à des horaires flexibles ou de pointer les heures de travail à l’aide d’une badgeuse numérique.

Plutôt pointeuse ?

La pointeuse en entreprise est un système de gestion des heures travaillées. Courant dans le milieu industriel et la grande distribution, ce système est ancien. Au XIXème siècle, les mineurs de fond avaient avec eux un badge triangulaire, rond ou carré comportant un numéro qu’ils déposaient sur un tableau avant de descendre à la mine. C’est en quelque sorte l’ancêtre de la badgeuse numérique que l’on connait aujourd’hui. Du point de vue de l’employeur, pointer est efficace pour optimiser le temps de travail d’une équipe. Et ainsi effectuer des ajustements pour rentabiliser au mieux son entreprise. Pour les salariés également, le badgeage comporte des atouts. Notamment en ce qui concerne le contrôle des heures. Directement reliée à un logiciel de gestion du temps, la pointeuse a l’avantage de pouvoir contrôler les heures que l’on effectue quotidiennement. Si en théorie, il n’est plus nécessaire de noter ses heures avec une badgeuse, il faut quand même les écrire manuellement ou sur un fichier Excel en cas de problème informatique. La pointeuse est aussi un véritable atout pour mieux gérer et appliquer les heures supplémentaires réalisées par les salariés.

Dans une entreprise, cet outil a bien souvent mauvaise presse. Il peut être mal compris par des ouvriers, des employés voire des cadres soumis à la pointeuse numérique. En effet, certains se plaignent du pouvoir de surveillance exercée par la direction sur ses collaborateurs. L’autre grande limite est qu’il faut constamment se préoccuper de badger. Ce qui sous-entend d’avoir toujours à porter de main son badge. Il est par exemple conseillé de l’accrocher avec ses clés de logement ou de voiture. Et surtout, il ne faut pas le perdre car il peut être unique ! En outre, l’activité de badgeage est répété plusieurs fois dans la journée. En général, il faut compter au moins quatre pointages : à l’arrivée et au départ de l’employé mais aussi aux heures de pause repas. C’est un automatisme à prendre qui peut donner l’impression de robotiser son emploi. Dans une société en quête de sens professionnelle, la badgeuse n’est pas toujours l’outil idéal pour s’épanouir au travail.

Ou horaires flexibles ?

Pour éviter cette robotisation, d’autres entreprises préfèrent que leurs employés optent pour des horaires flexibles. En clair, il s’agit de laisser libre à chacun de faire les heures qui l’arrangent. Plutôt que de débuter à 8 heures du matin, un employé peut commencer sa journée deux heures plus tard. Cette méthode jugée plutôt libre permet de concilier au mieux sa vie professionnelle et sa vie privée. Un père de famille aura ainsi plus de facilité à emmener ses enfants à l’école le matin. L’absentéisme durant quelques heures pour un rendez-vous quelconque sera plus facilement toléré qu’avec une pointeuse numérique. L’autre grand avantage est la gestion du stress. Notre rapport au temps peut être anxiogène. Avec une flexibilité professionnelle, il n’est plus question d’angoisser si on n’a pas effectué une tâche avant la fin de la journée. Ce stress en moins occasionne plus facilement de la plénitude au sein de l’entreprise.

En revanche, l’applications des horaires souples dans une entreprise peut freiner le travail d’équipe. En effet, l’arrivée tardive d’un collaborateur peut causer des retards sur la tenue de réunions ou la mise en place de projets. Les horaires flexibles ne sont également ouverts qu’à certains types de poste, essentiellement ceux qui prennent place dans des bureaux. Il sera plus compliqué d’appliquer ce système dans une usine ou dans un magasin avec des ouvertures fixes. Attention, si tu travailles dans une entreprise avec une souplesse d’horaires, il ne s’agit pas de la transformer en paresse pour autant. Les sept heures d’activités journalières sont quand même à remplir. Un employé qui commence tard devra s’attendre à finir également plus tard. Certains ont par ailleurs du mal à s’adapter à ce système de travail et privilégie un cadre horaire donné par l’employeur.